Les 5 règles indispensables pour contracter avec un freelance sans risque

L’expertise, le coût ou encore la flexibilité : recourir à un prestataire externe offre de multiples avantages pour les entrepreneurs du web, les infopreneurs ou les e-commerçants. Une telle démarche implique pourtant un certain nombre de risques, trop souvent négligés. Une prestation mal encadrée, une rupture de la relation commerciale litigieuse et des comportements inadaptés peuvent avoir des conséquences graves sur votre activité, avec des risques financiers non négligeables. C’est pourquoi, Infolawyers vous présente les 5 règles indispensables que vous devez suivre pour contracter avec un freelance sans risque. Cela pourra vous éviter des ennuis et vous faire gagner beaucoup de temps.

Définissez le périmètre de la prestation pour contracter avec un freelance sans risque

Avant d’établir un contrat avec un freelance, il est indispensable de bien mesurer les contours de la prestation. Il s’agit en clair de définir son périmètre en précisant dans un contrat ou dans des conditions générales de vente ou d’achat ce que vous attendez de votre prestataire. Objectif : éviter les mauvaises surprises sur le rendu et les livrables. 

Cette étape est déterminante. Infolawyers traite régulièrement des affaires dans lesquelles les entrepreneurs n’ont pas suffisamment précisé les missions du freelance. Or, des livrables mal définies dans le devis ou le contrat peuvent engendrer des litiges complexes à résoudre. Vous pouvez aussi avoir affaire à un freelance de mauvaise foi qui va profiter du flou des prestations pour vous facturer plus que le forfait que vous pensiez avoir à débourser, avec des frais cachés, sous prétexte que tel ou tel livrable n’était pas inclus. 

La question de la durée du contrat est également un point de vigilance. En la matière, tout est possible : abonnement, contrat à durée déterminée ou indéterminée. Mais prenez soin d’évaluer les conséquences de votre choix, notamment si vous avez besoin des services du freelance uniquement pour une période de temps déterminée. 

Prenons un exemple : vous signez un contrat avec un rédacteur web d’une durée d’un an renouvelable pour une prestation à 1 000 € par mois (soit 12 000 € par an). Au bout de deux mois, vous décidez de vous séparer de votre freelance. Si rien n’est prévu par ailleurs pour permettre cette résiliation anticipée, celui-ci est en mesure de vous demander le paiement des 10 mois restants, soit 10 000 €. 

Dans une relation avec votre freelance, il est préconisé de prévoir des contrats à courte durée ou à durée indéterminée avec un préavis réduit (15 jours, par exemple). En effet, en pratique, rien ne sert de faire intervenir un prestataire qui ne vous convient plus. 

Vous devez toutefois savoir que si le freelance intervient pour vous depuis un certain temps, il pourrait être en mesure de demander un préavis plus long que celui prévu contractuellement, en invoquant une “rupture brutale de relations commerciales établies”. Ainsi, il peut être judicieux de prévoir un préavis évolutif en fonction de la durée de la relation (15 jours par année de collaboration, en le plafonnant à 3 mois). 

Dans tous les cas, il est important de demander au freelance des engagements concernant sa prestation, par exemple en matière de délai. Vous pouvez alors préciser que le manquement à ces conditions peut constituer une faute grave. En effet, dans ce cas de figure, vous conserverez la possibilité de mettre fin à la relation contractuelle de manière immédiate et sans préavis. La résiliation pour faute grave peut toutefois faire l’objet d’une contestation. Elle demeure néanmoins une bonne stratégie pour négocier et mettre un terme immédiat à une mission pour laquelle votre prestataire ne convient pas.  

N’oubliez pas qu’en matière de B2B, le contrat fait la loi des parties. Par conséquent, tout ce que vous signez, vous engage. Pour avoir la maîtrise, nous vous conseillons donc de rédiger votre propre contrat afin de prévoir vos propres conditions et d’être maître de la négociation au démarrage de la mission et à la fin de la relation. Veillez toutefois à toujours équilibrer vos obligations et celles de votre prestataire. 

💡Le contrat à durée indéterminée permet de mettre fin plus facilement à une relation qui ne vous convient pas ou à se séparer d’un freelance qui ne souhaite plus travailler avec vous. En revanche, le risque de requalification est légèrement plus élevé.  

Prenez garde à la requalification du contrat de votre freelance 

Pour peu que vous soyez le seul client de votre freelance et que dans vos échanges et votre manière de vous comporter, vous ne lui laissez finalement que très peu d’autonomie, vous vous confrontez à un risque important de requalification en contrat de travail. C’est le cas notamment si vous lui imposez des horaires, des dates de congés, etc. Cette situation crée un lien de subordination, indépendamment du statut juridique du freelance (entreprise individuelle ou société). En pratique, cela ne crée pas de problème tant que la collaboration se déroule sans accroc. Toutefois, les difficultés émergent souvent au moment de la rupture du contrat.

Que se passe-t-il alors ? Le freelance, mécontent de cette résiliation qu’il considère comme abusive, peut être tenté d’engager une action en requalification de son contrat de freelance en contrat de travail devant le Conseil des Prud’hommes

Si le jugement vous est défavorable, l’addition peut être très lourde. Vous pourriez ainsi être condamné à lui régler des indemnités de licenciement pour rupture abusive, un préavis, des congés payés, une indemnité pour travail dissimulé, sans compter les ajustements de charges sociales par l’Urssaf pour les cotisations non payées. 

Si vous êtes confronté à une demande en requalification d’un freelance, le cabinet d’Avocats TLMR peut vous aider. 

Bon à savoir : les indices de requalification 

En pratique, pour évaluer le lien de subordination, le juge observe un ensemble d’indices. Pour éviter au maximum le risque de requalification, il est donc indispensable de proposer un bon contrat de freelance, comme celui proposé par Infolawyers dans son Pacte PRESTA, contenant des indices favorables : 
1. Le travail à distance du prestataire : cet élément est un bon indice, mais reste toutefois insuffisant pour éviter la requalification. Des plateformes comme Deliveroo ou Uber n’ont pas pu échapper à cette sanction, alors même que leurs “freelances” travaillaient en dehors de leur siège social et de leurs locaux ; 
2. L’expertise du prestataire : plus votre freelance va être spécialisé, moins le risque est important. Ainsi, si vous faites appel à un expert en marketing et financière par exemple, il faut le préciser dans votre contrat. Cela justifie, en effet, qu’il apporte une expertise complémentaire que ne pourrait pas apporter un salarié ;  
3. L’autonomie dans l’organisation du freelance : vous ne pouvez pas lui demander de rendre compte de son temps de travail en lui imposant des horaires, en réglementant sa pause-déjeuner ou encore en lui accordant des congés payés ;  
4. L’absence d’exclusivité : le prestataire doit conserver son indépendance économique. Vous ne pouvez donc pas lui interdire contractuellement de travailler pour d’autres clients. Cela ne vous empêche pas, bien évidemment, de prévoir une clause de non-concurrence. 

Attention également aux prestations à très long terme, d’une durée totalement indéterminée, et au vocabulaire utilisé dans le contrat. Bannissez les mots comme “congé”, “tâche” et remplacez les, par exemple, par “prestations”, “missions”, etc.  

Un dernier conseil : dans vos échanges avec votre prestataire, évitez de donner des instructions. Exprimez plutôt vos besoins. 

Réduisez efficacement les risques de concurrence déloyale de vos prestataires 

Pendant ou à l’issue de la mission, un freelance a accès à des informations capitales, potentiellement sensibles et confidentielles, concernant votre business qu’il pourrait utiliser pour ses prestations ou celles de ses autres clients. Si ces derniers sont en concurrence avec vous, cela peut vite poser un problème stratégique pour le développement de votre entreprise. 

Vous devez donc vous protéger en insérant dans votre contrat une clause de non-concurrence valide. Attention, pour être valide, une clause de non-concurrence doit être : 

  • Limitée dans le temps ;
  • Limitée dans l’espace ; 
  • Légitime et proportionnelle. 

La rédaction de telle clause qui ne doit pas être trop restrictive et rester proportionnée, demande donc une expertise. 

A titre d’exemple, voici deux clauses de non-concurrence dont l’une serait valide et l’autre invalide : 

👍 Si vous êtes coach sportif, vous pouvez interdire à un copywriter de travailler pour le site internet d’un autre coach sportif en développement personnel, pendant une durée d’un an, sur le territoire français. 

❌ Vous ne pouvez pas interdire à un coach business de votre équipe de se réinstaller comme coach sur la France entière a l’issue de sa mission. 

En revanche, vous pourriez lui interdire de travailler pendant une durée d’un an avec vos propres clients avec lesquels il a été mis en contact au cours de la prestation. 

Par ailleurs, il est aussi recommandé d’inclure dans le contrat avec votre freelance, une clause de confidentialité afin de protéger votre savoir-faire et vos méthodes. 

Si votre freelance a accès à des données personnelles, pour respecter vos obligations RGPD, vous devez aussi soumettre votre freelance à des obligations de sécurité et de confidentialité sur les données traitées. 

Bon à Savoir – La clause pénale 

Afin d’être vraiment dissuasives, nous vous recommandons d’assortir de pénalités les clauses de non-concurrence et de confidentialité qui protègent votre savoir-faire. Dans le jargon, il s’agit d’une “clause pénale”.

Contrairement à son nom, cette clause n’est pas une sanction pénale et relève du droit civil. Elle a pour but de fixer, dans le contrat, le montant de la réparation qui devra être réglée en cas de violation de celui-ci.  

Exemple de clause pénale : en cas de violation de l’obligation de non-concurrence, le prestataire sera redevable d’un montant équivalent à 3 fois la mission facturée par le prestataire sur les 12 derniers mois. 

Sachez que les clauses pénales peuvent toujours être révisées par le Juge si la pénalité est trop importante ou au contraire trop dérisoire par rapport à la réalité du préjudice subi. Des clauses pénales dissuasives, assorties à une obligation de non-concurrence ou de confidentialité, restent néanmoins un moyen très efficace de dissuader vos freelances et prestataires d’avoir des comportements déloyaux et de détourner votre savoir-faire. 

Encadrer la propriété intellectuelle et la cession des droits

⚠️ Ce n’est pas parce que vous payez un prestataire que vous détenez forcément les droits sur son travail. Si vous ne prévoyez pas dans votre contrat une clause spécifique dédiée à la cession de droit de propriété intellectuelle, vous n’êtes pas propriétaire des posts Linkedin, de votre logo ou encore des images publiées sur votre site internet. 

❌ Vous avez donc payé une prestation, sur laquelle votre freelance est susceptible de venir vous réclamer des redevances pour l’exploitation de son travail. 

Le prix de vente doit donc inclure la cession des droits de propriété intellectuelle. Celle-ci implique de définir les droits concernés et sa durée. Des garanties doivent également être prévues. Par exemple, votre rédacteur web rédige un texte pour votre site internet. Vous devez lui demander de garantir que son contenu ne porte pas atteinte aux droits d’un tiers. 

👉 N’oubliez pas les dispositions permettant aux prestataires d’utiliser votre matériel (logo, marques, etc.) quand c’est utile.  

Demander une attestation de vigilance à son freelance 

C’est un point extrêmement important, trop souvent négligé par les entreprises. 

Voici la règle : tous les 6 mois, vous devez demander à votre freelance de vous remettre une attestation de vigilance, à partir du moment où ses prestations cumulées dépassent 5 000 €

Mais à quoi sert cette attestation ? Elle confirme que votre freelance est bien à jour dans le paiement de ses charges sociales. 

Alors, que se passe-t-il si vous ne respectez pas cette obligation ?

Et bien, vous êtes tout simplement solidaire du paiement des cotisations sociales de votre freelance, c’est-à-dire que vous serez tenus de régler les cotisations sociales manquantes à sa place. Et ce n’est pas tout, vous encourez aussi une amende. 

⚠️ Il est donc primordial d’être rigoureux et de prévoir ce point dans vos contrats, d’autant que la jurisprudence se montre intraitable avec les entreprises défaillantes.  

En résumé, pour contracter sans risque avec un freelance

  • J’encadre précisément  la mission de mon prestataire.
  • Je suis vigilant au risque de requalification du contrat de travail et je mets des indices de mon côté pour faire face en cas de litiges.  
  • Je rédige une clause de non-concurrence et de confidentialité qui protège mon savoir-faire en l’assortissant d’une clause pénale.
  • Je prévois la cession des droits de propriété intellectuelle de mon prestataire à mon profit. 
  • Je demande une attestation de vigilance lorsque cela est nécessaire. 

👉 Et surtout, je souscris au Pack PRESTA Infolawyers afin de profiter de modèles de contrats ultra protecteurs, prêts à l’emploi et adaptés à mon activité.

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