Vous avez une politique de confidentialité ? C’est déjà un bon point. Le règlement général sur la protection des données oblige, en effet, le responsable du traitement à informer les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles, conformément aux articles 12 à 14 du RGPD.
Mais soyons francs, cela ne signifie pas pour autant que vous êtes en conformité.
En pratique, de nombreuses politiques de confidentialité existent, sans réellement respecter les exigences légales. Certaines sont trop vagues, d’autres trop techniques, et beaucoup ne reflètent tout simplement pas la réalité des traitements de données mis en œuvre par l’entreprise. Or, une politique de confidentialité doit être à la fois conforme sur le plan juridique et fidèle aux pratiques réelles de l’entreprise.
Et ce point est loin d’être anodin. La CNIL n’hésite pas à sanctionner les entreprises qui ne respectent pas leur obligation en la manière. L’actualité le rappelle régulièrement. En 2019, Google a été sanctionné à hauteur de 50 millions d’euros par la CNIL, notamment en raison d’un manque de transparence et d’un consentement des utilisateurs jugé invalide. Alors quelles sont les erreurs à ne pas commettre dans une politique de confidentialité pour éviter les sanctions ? Réponse avec Infolawyers.
L’essentiel à retenir
Erreur n°1 : une politique de confidentialité vague ou trop technique
Erreur n°2 : un consentement mal recueilli ou impossible à retirer
Erreur n°3 : le non-respect des droits des personnes concernées
Erreur n°4 : une sécurité des données insuffisante ou purement déclarative
Erreur n°5 : une politique de confidentialité obsolète ou déconnectée des pratiques réelles
Erreur n°1 : une politique de confidentialité vague ou trop technique
L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à rédiger une politique de confidentialité imprécise, générique ou excessivement technique.
En quoi consiste cette erreur ?
Certaines politiques se contentent de formules générales comme “nous collectons certaines données afin d’améliorer nos services”. Aucune précision n’est apportée quant à la nature des données collectées, aux finalités exactes poursuivies ou à la base juridique du traitement.
D’autres se perdent dans des développements complexes, difficilement compréhensibles pour un utilisateur non spécialiste.
Or, l’objectif même de ce document est d’informer clairement les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles. Ils doivent être en mesure de comprendre ce que deviennent leurs données, sans effort excessif.
Ce manque de clarté expose l’entreprise à un risque juridique réel. Une politique trop vague ou trop technique constitue un manquement au principe de transparence prévu par le Règlement RGPD. En cas de contrôle ou de réclamation, ce défaut d’information peut suffire à déclarer votre politique de confidentialité non conforme.
Quelles solutions pour éviter les sanctions RGPD ?
Rédigez votre politique de confidentialité dans un langage clair et accessible, tout en restant précis. Il est inutile d’entrer dans des développements juridiques complexes. Toutefois, il est aussi important de ne pas laisser planer un doute ou une ambiguïté. En clair, il est essentiel de trouver un équilibre entre informer suffisamment les personnes concernées, sans les noyer sous des détails inutiles ou trop techniques.
La politique de confidentialité doit notamment expliquer :
- quelles données sont collectées ;
- pour quelles finalités précises ;
- sur quelle base juridique les traitements sont effectués ;
- combien de temps les données sont conservées ;
- et à quels destinataires elles peuvent être transmises.
Enfin, gardez à l’esprit que votre politique de confidentialité doit refléter la réalité des pratiques mises en œuvre au sein de votre entreprise. Elle doit être adaptée à vos outils, à vos prestataires, à vos finalités de traitement et à votre organisation interne.
À cet égard, il peut être tentant de s’inspirer, voire de copier, la politique de confidentialité d’un concurrent. Cette pratique est pourtant risquée. Une politique rédigée pour une autre entreprise n’est pas nécessairement conforme à votre situation. Les données collectées, les traitements effectués, les durées de conservation ou encore les sous-traitants peuvent être différents. En cas de contrôle, ce décalage entre le document et la réalité des pratiques constitue un manquement susceptible d’être sanctionné.
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Erreur n°2 : un consentement mal recueilli ou impossible à retirer
Autre erreur fréquente : considérer le consentement comme une simple formalité.
En quoi consiste cette erreur ?
Lorsque le traitement des données personnelles repose sur cette base juridique, le consentement doit répondre à des exigences strictes. Il doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Dans notre pratique, nous voyons encore trop souvent :
- un consentement obtenu pour plusieurs finalités distinctes, sans que la personne concernée puisse choisir précisément ce qu’il accepte ;
- un consentement présumé, sans action positive réelle de la personne concernée ;
- un retrait du consentement complexe, voire impossible, faute de mécanisme clair et accessible.
Un consentement recueilli dans ces conditions n’est pas valide au sens du RGPD. Le traitement des données repose alors sur une base juridique fragile, voire inexistante, ce qui expose l’entreprise à des sanctions et à la remise en cause de certaines pratiques, notamment en matière de prospection commerciale.
Découvrez notre article pour identifier la base légale à utiliser pour votre traitement RGPD.
Quelles solutions pour éviter les sanctions de la CNIL ?
Après avoir distingué clairement chaque finalité, vous devez impérativement obtenir un consentement spécifique pour chacune d’entre elles. La personne concernée doit comprendre précisément ce qu’elle accepte ou non.
Prévoyez également la possibilité pour la personne concernée de retirer son consentement au moyen d’une procédure simple et rapide. À cet égard, il convient de rappeler que le retrait du consentement doit pouvoir s’exercer aussi facilement que son octroi.
Enfin, une attention particulière doit être portée à la cohérence entre les formulaires de collecte, les outils utilisés (cookies, traceurs, logiciels marketing) et les informations figurant dans la politique de confidentialité.
Erreur n°3 : ignorer les droits des personnes concernées
La plupart des politiques de confidentialité garantissent les droits des personnes concernées comme prévu par le RGPD (droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition ou encore de portabilité de ses données). En revanche, leur mise en œuvre reste encore trop souvent aléatoire.
En quoi consiste cette erreur ?
Cette erreur résulte le plus souvent d’un manque d’organisation interne. Les demandes sont mal identifiées, transmises tardivement ou traitées de manière incomplète. Dans certains cas, aucun interlocuteur clairement désigné n’est en mesure d’y répondre, ce qui entraîne des délais incompatibles avec les exigences légales.
Ignorer ou mal gérer les droits des personnes concernées expose l’entreprise à des sanctions administratives et à des réclamations auprès de l’autorité de contrôle.
Cela nuit également à la relation de confiance avec les clients ou les utilisateurs, qui perçoivent ces manquements comme un manque de considération pour leurs droits.
Quelles solutions pour éviter les sanctions RGPD ?
Il faut anticiper la gestion des droits des personnes concernées et ne pas attendre la première demande pour vous organiser.
Première étape, mettre en place des procédures internes claires. Elles doivent permettre d’identifier rapidement les demandes relatives aux données personnelles et d’y répondre dans les délais légaux. L’objectif est d’éviter les traitements au cas par cas, sources d’erreurs et de retards.
Deuxième étape, sensibiliser vos équipes et désigner un point de contact. Les collaborateurs susceptibles de recevoir des demandes doivent être informés des enjeux liés à la protection des données. Un interlocuteur clairement identifié, qu’il s’agisse d’un délégué à la protection des données ou d’un référent interne, doit être en mesure de centraliser et de traiter ces demandes.
Troisième étape, tracer et documenter les réponses apportées. Chaque demande doit être enregistrée, suivie et documentée. En cas de contrôle, vous serez en mesure de démontrer que votre entreprise respecte effectivement ses obligations en matière de droits des personnes concernées.
Découvrez ici ce qu’il faut savoir sur le registre des traitements.
Erreur n°4 : une sécurité des données insuffisante ou purement déclarative
Les mesures de sécurité ne sont pas toujours très explicites, voire totalement absentes de la politique de confidentialité. Et dans de trop nombreux cas, elles ne correspondent pas vraiment à la réalité.
En quoi consiste cette erreur ?
Les mesures de sécurité doivent être clairement indiquées dans la politique de confidentialité. Mais attention, il ne s’agit bien évidemment pas d’une simple déclaration. Elles doivent réellement être mises en place dans votre entreprise et bien adaptées aux spécificités de votre entreprise.
Ici deux cas de figure se présente :
- certaines entreprises donnent peu, voire aucun détail, sur les mesures de sécurité mises en place ;
- d’autres entreprises affirment prendre toutes les mesures nécessaires. Pourtant dans les faits, elles ne disposent pas de dispositifs techniques ou organisationnels suffisants (mots de passe trop faibles, accès non restreints aux bases de données, absence de chiffrement ou de procédure en cas de violation de données, etc.).
Ces lacunes peuvent conduire à des violations de données personnelles. Les conséquences peuvent alors être très lourdes :
- obligation de notification auprès de l’autorité de contrôle ;
- atteinte à la réputation de l’entreprise ;
- perte de confiance des clients ;
- amende de la CNIL ;
- coûts juridiques importants.
Quelles solutions pour éviter les sanctions RGPD ?
Pour limiter ces risques, il faut d’abord mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Gardez en tête qu’elles doivent être proportionnées à la nature et à la sensibilité des données personnelles traitées. La sécurité doit être pensée en fonction des risques réels, et non de manière théorique.
Deuxième étape : formalisez ces mesures dans votre politique de confidentialité, de façon claire et compréhensible. Il ne s’agit pas de décrire en détail vos dispositifs de sécurité, mais d’informer les personnes concernées sur les principes mis en œuvre pour protéger leurs données.
Enfin, la sécurité des données doit faire l’objet d’une réévaluation régulière, afin de tenir compte de l’évolution des risques, des outils et des pratiques. Toute modification significative devra être répercutée dans la politique de confidentialité, afin qu’elle reste conforme et fidèle aux mesures mises en place.
Erreur n°5 : une politique de confidentialité obsolète
Vous avez rédigé votre politique de confidentialité, mais depuis, elle prend la poussière au fond d’un tiroir ou dans un coin de votre site internet ? Faute de réévaluation régulière, rien ne garantit qu’elle corresponde encore à la réalité de vos pratiques en matière de traitement des données.
En quoi consiste cette erreur ?
Ce point rejoint directement ce que nous évoquions en matière de sécurité des données. Votre politique de confidentialité doit refléter les pratiques actuelles de votre entreprise. Elle doit donc être mise à jour régulièrement afin de tenir compte des évolutions de vos outils, de vos traitements et de votre organisation.
Or, il n’est pas rare de constater un décalage entre les informations figurant dans la politique de confidentialité et les pratiques effectives, notamment en matière de durée de conservation des données ou de partage avec des tiers. Ce décalage constitue un manquement aux obligations d’information.
Une politique obsolète donne également l’image d’une conformité de façade qui peut abîmer la confiance de vos clients et de vos partenaires en cas de contrôle.
Quelles solutions pour éviter les sanctions RGPD ?
Tous les trois à six mois, prenez le temps de relire votre politique de confidentialité afin de garantir qu’elle correspond toujours à la réalité de vos pratiques. Vérifiez également les évolutions législatives et réglementaires afin de vous assurer que ce document respecte bien vos obligations en matière de protection des données personnelles.
Par ailleurs, toute modification significative des pratiques, des outils ou des prestataires doit conduire à une révision du document.
Cette vigilance permet de limiter les risques de sanction et de renforcer la transparence et la confiance des personnes concernées.
Bon à savoir : des conséquences bien au-delà de l’amende
Les sanctions prévues en cas de non-respect du RGPD sont avant tout financières. Elles peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, y compris pour les PME. La taille de l’entreprise ne constitue donc pas une protection.
Pour autant, vous ne devez pas négliger les conséquences réputationnelles et opérationnelles qui peuvent être préjudiciables pour votre entreprise (perte de confiance des clients, atteinte à l’image de marque liée à une médiatisation négative, remise en cause de relations commerciales, voire perte de contrats ou de partenaires).
Pour résumer, une politique de confidentialité conforme doit être :
- compréhensible pour les personnes concernées ;
- facilement accessible ;
- cohérente avec vos pratiques et vos process internes en vigueur.
Pour sécuriser votre politique de confidentialité, faites-vous accompagner par un avocat en données personnelles. Avec le Bouclier 360 d’Infolawyers, vous avez la garantie que votre politique de confidentialité est réellement conforme au RGPD, qu’elle correspond aux pratiques de votre entreprise et qu’elle ne comporte ni incohérences ni oublis susceptibles de poser problème en cas de contrôle. Vous évitez aussi les approximations fréquemment rencontrées dans les politiques génériques ou copiées depuis des modèles standards.
FAQ : Erreurs fréquentes en matière de politique de confidentialité
Une politique de confidentialité est-elle obligatoire ?
Oui. Dès lors que vous collectez ou traitez des données à caractère personnel, une politique de confidentialité est obligatoire.
Puis-je utiliser un modèle générique trouvé en ligne ?
Nous vous déconseillons fortement de procéder de cette manière. Il y a de fortes probabilités que son contenu ne reflète pas vos pratiques réelles. En cas de contrôle, vous risquez d’être sanctionné.
Que faire en cas de réclamation d’une personne concernée ?
Il est essentiel de répondre dans les délais, de documenter la demande et, si nécessaire, d’adapter vos pratiques.
Le consentement est-il toujours obligatoire ?
Non. Certains traitements peuvent reposer sur d’autres bases légales comme l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale ou encore l’intérêt légitime (à condition que celui-ci soit dûment justifié).
Comment savoir si ma politique de confidentialité est conforme ?
Un audit juridique mené par un avocat RGPD permet d’identifier les manquements, d’évaluer les risques et de sécuriser l’ensemble de vos traitements de données.
