La facturation est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est le pilier sur lequel repose la santé financière de votre boutique en ligne. Chacune de vos transactions est ainsi capturée, tracée et archivée pour maintenir une transparence financière irréprochable. Alors, comment rédiger ses factures e-commerce ? Mode d’emploi avec Infolawyers.
Rédiger les factures pour son site e-commerce : est-ce obligatoire?
La réponse est oui, peu importe la nature de l’acheteur ou de la transaction. À cet égard, l’article 289 du Code général des impôts ne laisse aucune marge de manœuvre.
Lorsque le client est un professionnel, toute vente de marchandises ou prestation de services doit donner lieu à une facture.
Lorsque le client est un particulier, et qu’une vente de marchandise est réalisée à distance, la facture est obligatoire. Cela inclut donc toutes les transactions réalisées dans le cadre d’une boutique en ligne. La facture doit être émise, en deux exemplaires, au moment de la livraison du bien.
En revanche, si vous effectuez une prestation de service en ligne dont le prix est égal ou inférieur à 25 € TTC, la facture n’est pas obligatoire. Le client peut, toutefois, en faire la demande.
Dès le début de la mise en place de votre boutique en ligne, il est fortement recommandé de suivre la réglementation sur la facturation à la lettre. En effet, à défaut, les sanctions sont lourdes. Une amende fiscale représentant 50 % du montant facturé est prévue. Une réduction de 5 % est appliquée, si l’entreprise comptabilise malgré tout l’opération. La loi de finances 2022 plafonne cette amende à 375 000 euros par exercice ou 37 500 euros en cas de comptabilisation. Mieux vaut donc être rigoureux et rédiger les factures pour votre site internet de manière régulière. A défaut, les redressements peuvent être très sérieux.
Quelles sont les mentions obligatoires pour bien rédiger ses factures e-commerce?
La facture e-commerce contient au moins quatre catégories d’informations obligatoires. À cela, s’ajoutent des mentions non systématiques.
Les mentions obligatoires relatives à la facture e-commerce
La facture émise par votre boutique en ligne doit tout d’abord comporter :
- La date d’émission de la facture e-commerce ;
- La date de réalisation de la vente ;
- Le délai de paiement de la facture e-commerce ;
- Le numéro de la facture : comme toujours en matière de facturation, les numéros correspondent à l’ordre d’émission des factures. Vous pouvez commencer par le numéro de votre choix et ajouter un préfixe de l’année, suivi ou non du mois en cours.
Les mentions obligatoires sur la facture e-commerce concernant l’achat en ligne
Ensuite, il convient de donner des précisions sur l’objet de la vente en ligne. La facture e-commerce doit donc contenir :
- Un descriptif des produits ou services vendus ;
- La quantité par produit ou service ;
- Le prix unitaire hors taxe (HT) ;
- Le pourcentage de TVA applicable et son montant ;
- Le prix TTC ;
- Les éventuelles réductions accordées.
Les mentions obligatoires sur la facture concernant le e-commerçant
La troisième catégorie d’information concerne le e-commerçant. La facture doit indiquer :
- La dénomination sociale ou le nom et le prénom du vendeur, en cas d’entrepreneur individuel ;
- L’adresse de facturation et/ou du siège social ;
- Le numéro Siren ou Siret ;
- La forme juridique ;
- Le capital social, s’il s’agit d’une société ;
- Le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation, si le vendeur est commerçant ;
- Le numéro d’inscription au répertoire des métiers et son département d’immatriculation, s’il est artisan.
Les mentions relatives au client de la boutique en ligne
Votre note de facturation doit identifier votre client, avec au minimum son nom et son adresse.
Les autres mentions des factures e-commerce
Depuis le 15 mai 2022, si vous exercez votre activité sur le statut de l’entreprise individuelle, vous devez ajouter sur votre facture :
- La mention “Entreprise Individuelle” ;
- La dénomination de votre entreprise ;
- Votre nom.
Enfin, si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, n’oubliez pas d’indiquer la mention “TVA non applicable en vertu de l’article 293B du CGI”.
Bon à savoir : les sanctions en cas d’omission ou d’inexactitude dans les mentions obligatoires de votre facture e-commerce
Vous encourez une amende de 15 € par omission ou inexactitude. Celle-ci ne peut toutefois pas représenter plus de 25 % du montant de votre facture, sauf si l’erreur concerne l’adresse ou l’identité du client. Dans ce cas, l’amende est égale à 50 % du montant total des factures concernées.
Rédiger ses factures e-commerce : de nouvelles mentions bientôt obligatoires
D’ici quelques mois, de nouvelles mentions devront être ajoutées à vos factures e-commerce :
- Si l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation est différente de l’adresse de facturation, il faudra la préciser ;
- Le e-commerçant devra également indiquer la nature de la transaction : s’agit-il d’une livraison de biens ou d’une prestation de services ? ;
- Si l’acheteur est un professionnel, son numéro SIREN devra apparaître sur votre document de facturation ;
- Si la TVA est exigible à la date d’émission de la facture, il faudra ajouter la mention “paiement de la TVA d’après les débits”.
Cette nouvelle réglementation doit entrer en vigueur le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises. Les e-commerçants de taille intermédiaire ne seront concernés que 6 mois plus tard, à compter du 1er janvier 2025. Quant aux PME et micro-entreprises, elles ont jusqu’au 1er janvier 2026 pour mettre leurs factures à jour.
Bon à savoir : dans quelle langue rédiger sa facture e-commerce ?
En principe, les factures de votre site internet doivent être rédigées en français. Si vos clients sont étrangers, vous pouvez opter pour une autre langue (l’anglais, par exemple). Mais attention, en cas de contrôle fiscal de l’administration, vous devrez fournir une traduction certifiée de l’ensemble de vos factures.
Dans quel format envoyer sa facture e-commerce?
En la matière, vous avez le choix. Vous pouvez émettre les factures de votre site de vente en ligne :
- En format électronique, via une plateforme de contrôle ;
- En PDF par email ou via l’espace client ;
- En version papier, par courrier.
Pour le moment, la facture électronique n’est pas obligatoire, sauf pour les transactions B2G (État-entreprises). En revanche, elle devra être utilisée par les grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024. Les entreprises intermédiaires bénéficient d’un sursis jusqu’au 1er janvier 2025. Enfin, les petites et moyennes entreprises, comme les micro-entreprises, devront passer à la facture électronique au 1er janvier 2026.
Ce n’est finalement pas si simple de rédiger une facture e-commerce, n’est-ce pas ? Pour vous aider, vous pouvez opter pour un logiciel de facturation. Restez toutefois vigilant. Certaines plateformes tardent à faire les mises à jour légales et la plupart proposent des factures standards, pas toujours adaptées à votre activité. Pour ne prendre aucun risque et démarrer votre business sur des bases solides, souscrivez plutôt à notre pack Documents Juridiques Obligatoires !
