Vous avez une expertise à transmettre et vous souhaitez créer votre organisme de formation. La bonne nouvelle, c’est que le cadre légal n’est pas insurmontable. La mauvaise, c’est qu’il est plus exigeant que ce que beaucoup de formateurs imaginent au départ.
Un numéro de déclaration d’activité ne suffit pas. Des documents téléchargés en ligne ne vous protègent pas. Et une certification Qualiopi ne remplace pas une sécurisation juridique complète.
Alors quelles sont les règles à respecter pour créer un organisme de formation ? Pour le savoir, lisez le guide Infolawyers.
L’essentiel à retenir
La première règle à respecter pour créer un organisme de formation est d’obtenir un numéro de déclaration d’activité. Mais ce n’est pas tout. Votre structure doit aussi reposer sur des programmes pédagogiques solides, des contrats adaptés, une documentation conforme, un suivi pédagogique fiable et une organisation administrative rigoureuse.
Vous devez notamment sécuriser dès le départ :
- votre NDA ;
- vos contrats et conventions ;
- votre règlement intérieur ;
- votre conformité RGPD ;
- votre suivi pédagogique ;
- votre comptabilité formation ;
- votre dépôt annuel de BPF ;
- votre positionnement vis-à-vis de Qualiopi.
La conformité ne se construit pas dans l’urgence d’un contrôle ou d’un refus de financement. Elle se met en place dès la création de votre organisme de formation, avec l’accompagnement d’un avocat, afin de développer votre activité sereinement.
Étape 1 : vérifiez que votre activité relève bien de la formation professionnelle
Avant toute démarche, vous devez savoir précisément dans quelle catégorie juridique s’inscrit votre activité. Ce point conditionne toutes les obligations qui suivent.
Dès que vous proposez une action structurée avec un objectif pédagogique visant à développer des compétences professionnelles, vous entrez dans le champ de la formation professionnelle continue. Peu importe que vous soyez auto-entrepreneur, en SASU ou en SARL.
Néanmoins, la frontière avec le coaching et le mentoring est plus floue qu’on ne le croit. Un programme découpé en modules, accompagné d’objectifs pédagogiques, de supports de cours ou d’exercices pratiques peut être requalifié en action de formation par l’administration. Lorsque cette requalification intervient, toutes les obligations légales s’appliquent immédiatement : déclaration d’activité, conventions, règlement intérieur, obligations comptables, contrôle de la DREETS.
En résumé, la première étape consiste à définir précisément la nature de chaque prestation que vous comptez proposer. Si une partie de votre offre relève de la formation professionnelle, les étapes suivantes s’appliquent dans leur intégralité.
Étape 2 : décidez si vous visez Qualiopi pour votre formation
La question revient systématiquement : « Faut-il obtenir Qualiopi pour vendre des formations ? » La réponse est non, mais cette nuance mérite d’être comprise avant de construire votre modèle économique.
Sans Qualiopi : vous pouvez exercer, mais vous restez hors financement public
Sans la certification Qualiopi, vous pouvez parfaitement vendre des formations en ligne, des accompagnements pédagogiques ou des formations inter et intra-entreprises financées directement par vos clients. Certains organismes choisissent volontairement cette voie pour éviter la lourdeur administrative liée aux financements publics.
Avec Qualiopi : vous accédez au marché de la formation financée
Dès que vous souhaitez proposer des formations éligibles au CPF, à l’OPCO, à France Travail ou aux fonds régionaux, la certification Qualiopi devient indispensable. Sans elle, votre organisme devient invisible pour une grande partie du marché.
À retenir : pour dispenser des formations financées par des fonds publics (CPF, OPCO, etc.), cette certification est obligatoire.
Ne sous-estimez pas le niveau d’exigence de Qualiopi
Si vous optez pour une formation Qualiopi, il sera nécessaire d’être encore plus rigoureux dans la conception et l’organisation de votre formation.
L’auditeur vérifie notamment :
- la cohérence de votre offre ;
- le suivi des apprenants ;
- les compétences des formateurs ;
- les modalités d’évaluation ;
- le traitement des réclamations ;
- l’amélioration continue ;
- l’accessibilité des prestations.
Les organismes qui improvisent leur conformité quelques semaines avant l’audit rencontrent toujours les mêmes problèmes avec des programmes souvent imprécis et un suivi insuffisant des élèves.
Gardez en tête que Qualiopi ne remplace jamais une sécurisation juridique complète de votre formation. La certification valide le respect d’un référentiel qualité. Elle ne protège pas votre activité contre les erreurs contractuelles, les risques RGPD ou les manquements au Code du travail.
En résumé, vous devez choisir votre positionnement (avec ou sans financement public) avant même d’élaborer votre offre, et si vous visez Qualiopi, commencez à documenter vos process dès la création. Il est parfaitement possible d’obtenir la certification après le lancement de votre formation. Mais en anticipant cette question, vous réduisez considérablement les difficultés.
Étape 3 : déclarez votre activité de formation auprès de la DREETS
Une fois que vous avez identifié que votre activité relève de la formation professionnelle, vous avez 3 mois à compter de la signature de votre premier contrat ou de votre première convention de formation pour déclarer votre activité auprès de la DREETS.
Vous obtenez alors votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Celui-ci est obligatoire pour exercer. Mais attention, il ne valide en aucune façon la qualité de vos prestations. Il ne prouve pas non plus votre conformité et ne vous donne pas accès aux financements.
Prenez le temps d’établir votre dossier de déclaration. Il doit être clair, précis et complet afin de réduire le risque de refus.
Votre premier programme de formation doit impérativement détailler :
- les objectifs pédagogiques de votre formation ;
- les prérequis attendus ;
- les moyens pédagogiques et les techniques utilisés ;
- les modalités d’évaluation ;
- la durée de la formation ;
- le public visé.
Faites également attention aux formulations jugées trop vagues et assurez-vous que les titres et les qualités du formateur sont bien cohérents avec le contenu dispensé.
À cette étape, vous devez donc constituer un dossier complet avec un programme pédagogique détaillé avant de soumettre votre déclaration.
Étape 4 : rédigez vos documents obligatoires
Vous ne pouvez pas faire fonctionner votre organisme de formation avec de simples devis et quelques factures. Le Code du travail impose, en effet, un certain nombre de documents obligatoires. Et sur ce point, nous attirons immédiatement votre attention sur une pratique que nous constatons encore trop souvent : beaucoup de formateurs téléchargent des modèles trouvés en ligne sans vérifier leur conformité réelle. C’est une erreur qui se paye presque toujours au moment d’une demande de financement ou d’un contrôle.
Le bon contrat selon votre client
Vous devez utiliser le bon document selon la situation :
- Une convention de formation lorsque la prestation est financée par une entreprise.
- Un contrat de formation professionnelle lorsque la formation est achetée directement par un particulier.
Cette distinction paraît secondaire, mais une erreur de document bloque régulièrement des prises en charge OPCO ou CPF.
Le cas du contrat conclu avec un particulier
Lorsque votre client est un particulier qui finance lui-même sa formation, le contrat de formation professionnelle n’est pas un simple bon de commande. Le Code du travail l’entoure de protections d’ordre public auxquelles vous ne pouvez pas déroger, même avec l’accord du stagiaire. Trois points méritent toute votre attention.
Des mentions obligatoires à peine de nullité
Le contrat doit préciser la nature, la durée, le programme et l’objet de la formation, le niveau de connaissances requis, les modalités pédagogiques (y compris à distance), les modalités de contrôle des connaissances, les références des formateurs, ainsi que les modalités de paiement et les conditions financières en cas d’abandon ou de cessation anticipée (article L. 6353-4 du Code du travail). L’omission d’une seule de ces mentions peut suffire à faire tomber le contrat.
Un délai de rétractation de dix jours
À compter de la signature, le stagiaire dispose de dix jours pour se rétracter, par lettre recommandée avec avis de réception (article L. 6353-5). Ce droit ne se négocie pas et doit figurer clairement dans votre contrat.
Un encadrement strict du paiement
Vous ne pouvez exiger aucune somme avant l’expiration de ce délai de dix jours. À son expiration, vous ne pouvez réclamer plus de 30 % du prix convenu, le solde devant être échelonné au fur et à mesure du déroulement de la formation (article L. 6353-6). Les pratiques de paiement intégral dès l’inscription, encore très répandues dans la formation en ligne, sont donc illicites lorsqu’elles s’adressent à un particulier.
Attention enfin à une confusion fréquente : ce cadre vise le particulier qui se forme à ses frais. Le particulier qui mobilise son CPF relève, lui, du cadre spécifique de la plateforme Mon Compte Formation (EDOF), avec ses propres règles contractuelles et de prise en charge. Le contrat de formation professionnelle classique ne s’y applique pas.
Un programme pédagogique précis
Comme nous l’avons vu, chaque formation que vous proposez doit s’appuyer sur un programme précis. L’administration ne valide plus les descriptions vagues. Un programme mal rédigé fragilise votre dossier Qualiopi et vos demandes de financement.
Le règlement intérieur
Ce document devient obligatoire dès lors que vous accueillez des stagiaires dans le cadre de la formation professionnelle continue. Il encadre la discipline, l’hygiène, la sécurité, les sanctions applicables et le déroulement des sessions de formation.
Dans les formations à distance, il fournit des informations sur :
- l’accès aux plateformes ;
- le partage des contenus de formation ;
- le comportement attendu dans les espaces communautaires ;
- l’utilisation des replays ;
- les modalités d’exclusion des apprenants.
Tout doit y figurer explicitement. Son absence est un signal d’alerte classique lors des contrôles.
Les CGV et la politique RGPD
Votre organisme de formation doit prévoir des conditions générales de vente adaptées à votre activité, une politique de confidentialité conforme au RGPD, des règles d’annulation claires et un cadre précis sur l’accès aux contenus et aux espaces membres.
Là encore, évitez les modèles génériques téléchargés gratuitement sur Internet. Ils contiennent parfois des erreurs et restent, de toute manière, mal adaptés à votre activité.
En résumé, à cette étape, vous devez rédiger l’ensemble de ces documents avant votre première session de formation. Faites-les vérifier par un avocat pour garantir votre conformité.
Étape 5 : encadrez votre relation avec les apprenants pour respecter les règles applicables aux organismes de formation
Avoir des documents conformes ne suffit pas si votre communication commerciale et votre relation avec les stagiaires ne sont pas également sécurisées. C’est d’ailleurs ici qu’apparaissent la majorité des litiges : remboursement contesté, contenu jugé insuffisant, conditions d’annulation floues, promesses impossibles à tenir, etc.
Soignez l’information précontractuelle
Avant toute inscription, vous devez communiquer clairement :
- le contenu de votre formation ;
- les objectifs pédagogiques ;
- la durée de votre formation ;
- les modalités d’évaluation des compétences ;
- les prérequis (s’il en existe) pour suivre les différents modules ;
- les conditions financières.
Méfiez-vous des promesses commerciales trop agressives. Une formulation comme « Passez de 0 à 10 000 € par mois grâce à notre méthode » expose juridiquement votre organisme dès lors qu’aucun cadre précis ne vient expliquer les compétences enseignées, le niveau attendu ou les limites de l’accompagnement. Plus votre communication est agressive, plus votre exposition juridique est élevée.
Organisez vos preuves pédagogiques
L’époque où une simple facture suffisait est révolue. Aujourd’hui, un organisme doit être capable de prouver à tout moment que la formation a bien eu lieu : présence des stagiaires, contenu délivré, évaluations réalisées, accompagnement effectif.
Pour les formations à distance, cela implique de conserver des relevés de connexion, des feuilles d’émargement numériques, des supports pédagogiques, des exercices, des attestations et des résultats d’évaluations. Les organismes qui négligent cet aspect risquent des remboursements de financements CPF ou OPCO.
Protégez les données personnelles de vos apprenants
Un organisme collecte énormément de données : identité, coordonnées, données de paiement, informations professionnelles, résultats pédagogiques, parfois des documents liés au CPF ou à France Travail.
Le RGPD reste largement négligé dans le secteur de la formation en présentiel ou en ligne. Une fuite de données ou une plainte d’apprenant peut suffire à déclencher un contrôle bien plus large que prévu.
Ce que vous devez faire à cette étape : mettre en place vos outils de suivi pédagogique et votre système de collecte de données avant d’accueillir vos premiers stagiaires.
Étape 6 : pensez à mettre en place votre suivi administratif annuel de votre organisme de formation
Certaines obligations se répètent chaque année, et leur oubli peut avoir des conséquences directes sur votre NDA.
Le bilan pédagogique et financier (BPF) de votre organisme de formation
C’est l’obligation annuelle la plus sous-estimée du secteur. Chaque organisme doit transmettre ce document à l’administration une fois par an, même avec une activité réduite. Son absence entraîne la caducité automatique de votre NDA. Autrement dit, votre organisme cesse légalement d’exister.
Le BPF contient :
- le nombre de stagiaires formés ;
- le chiffre d’affaires lié à la formation ;
- les catégories d’actions réalisées ;
- les financements obtenus ;
- le nombre de formateurs mobilisés.
L’administration l’utilise pour vérifier la cohérence globale de votre activité. Une incohérence entre votre BPF, votre comptabilité et vos documents pédagogiques attire rapidement l’attention.
Isolez comptablement votre activité de formation
Les entrepreneurs du web cumulent souvent le coaching, le consulting, les infoproduits et les formations en ligne. Dans ce cas de figure, vous devez impérativement isoler votre chiffre d’affaires lié à la formation dans votre comptabilité. Sans cette séparation, votre BPF devient rapidement incohérent et le risque de contrôle augmente.
Respectez les règles pour votre organisme de formation avec le Bouclier 360 d’Infolawyers
Créer un organisme de formation conforme demande bien plus qu’un NDA ou une certification Qualiopi. Contrats, RGPD, obligations réglementaires, documentation pédagogique, conformité CPF, organisation juridique de vos offres, chaque détail compte lorsque votre activité commence à grandir.
Grâce à ses différentes solutions juridiques, Infolawyers accompagne les organismes de formation, formateurs indépendants et acteurs de la formation en ligne dans la structuration juridique complète de leur activité.
L’objectif : vous permettre de développer votre organisme sereinement, avec un cadre juridique solide, pensé pour les entrepreneurs du web et les professionnels de la formation.
FAQ sur les règles à respecter par les organismes de formation
Peut-on créer un organisme de formation sans Qualiopi ?
Oui, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour exercer une activité de formation professionnelle. En revanche, elle devient indispensable si vous souhaitez proposer des formations financées par le CPF, un OPCO, France Travail ou des fonds publics.
Le numéro de déclaration d’activité suffit-il pour être conforme ?
La réponse est non. Le NDA correspond uniquement à un enregistrement administratif auprès de la DREETS. Il ne valide ni la qualité de vos formations, ni votre conformité juridique, ni votre éligibilité aux financements publics.
Quels sont les documents obligatoires pour un organisme de formation ?
Un organisme de formation doit notamment mettre en place :
- un programme pédagogique détaillé ;
- une convention ou un contrat de formation ;
- un règlement intérieur ;
- des CGV adaptées ;
- une politique RGPD conforme ;
- des preuves pédagogiques permettant de justifier la réalisation des formations.
Peut-on demander à un stagiaire de payer l’intégralité de sa formation dès l’inscription ?
Non, lorsque le stagiaire est un particulier qui finance lui-même sa formation, aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration du délai de rétractation de dix jours. À l’issue de ce délai, vous ne pouvez réclamer plus de 30 % du prix convenu, le solde devant être échelonné au fur et à mesure du déroulement de la formation (article L. 6353-6 du Code du travail). Le paiement intégral à l’inscription, fréquent dans la formation en ligne, est donc irrégulier dans ce cas.
Quand faut-il déposer le bilan pédagogique et financier (BPF) d’un organisme de formation?
Le BPF doit être transmis chaque année à l’administration par tous les organismes disposant d’un numéro de déclaration d’activité, même si votre activité est très faible. L’absence de dépôt entraîne la caducité du NDA.
Peut-on vendre du coaching sans être un organisme de formation ?
Absolument, mais attention, la frontière reste fragile. Dès qu’un accompagnement suit une logique pédagogique structurée avec des objectifs de montée en compétences, l’administration peut requalifier la prestation en action de formation professionnelle. Les obligations liées aux organismes de formation s’appliquent alors immédiatement.
